Postoje različiti načini na koje možete saznati da ste nešto u poslu napravili dobro: 

• Uprava vas pohvali.
• Dobijete bonus.
• Rezultati pokažu rast.
• Netko vas preporuči drugoj tvrtki.

A postoji i malo neobičnija potvrda kvalitete: konkurencija kupi vaše Excel tablice od nekoga tko je radio u vašem timu.

Da, i to mi se dogodilo.

„Wow, pa mi razmišljamo isto!” 

Prije dosta godina upoznala sam čovjeka koji je radio za konkurentsku tvrtku.  Razgovarali smo o poslovanju, profitabilnosti i KPI-jevima i u jednom trenutku sam, potpuno oduševljena, zaključila: „Wow, pa mi razmišljamo isto! Napokon netko tko rezultate gleda na isti način kao ja.“

Bilo mi je fascinantno da je netko potpuno neovisno razvio gotovo isti način praćenja poslovanja. Barem sam tako mislila.

Nekoliko godina kasnije oboje smo već promijenili poslodavce i branše kada smo se ponovno sreli. Tada mi je rekao: „Moram ti nešto priznati. Nisam ja razmišljao kao ti. Čovjek koji je radio u tvom timu prodao mi je tvoje tablice. Ja sam ih samo implementirao u svojoj tvrtki i oduševio Upravu.“

Hm. Nisam bila sigurna trebam li se osjećati prevareno, izigrano, pokradeno ili – barem malo – ponosno. Jer očito sam napravila prilično dobru tablicu. 

Ali priča tu ne završava

Prošlo je još nekoliko godina. U međuvremenu sam ponovno promijenila posao, skupila još iskustva i u jednom trenutku se javila na natječaj upravo u toj konkurentskoj tvrtki. Došla sam do jednog od krugova selekcijskog procesa. Dobila sam zadatak. Pred mene su stavili tablicu i rekli: „Riješite ovu tablicu.“ Pogledam tablicu. Moja tablica!

Dakle, tablica je očito bila dovoljno dobra da nadživi nekoliko naših radnih mjesta, promjene zaposlenika i vjerojatno pokoju organizacijsku strukturu.

I koliko god mi cijela priča danas bila zabavna, iz nje sam zapravo izvukla nekoliko ozbiljnih poslovnih lekcija.

1. Znanje zaposlenika dio je vrijednosti tvrtke

Kada govorimo o vrijednosti kompanije, lako razmišljamo o prihodima, opremi, nekretninama, bazama klijenata, brendu ili tehnologiji.  Ipak postoji ogromna količina vrijednosti koja se nalazi u glavama ljudi i u alatima koje su tijekom godina razvili. 

Excel tablica može izgledati potpuno bezazleno, ali iza nje mogu stajati godine iskustva. Netko je morao shvatiti:

• što treba mjeriti
• iz kojih izvora uzeti podatke
• kako ih povezati
• koji rezultat nešto znači
• kada treba reagirati
• gdje se gubi novac
• gdje postoji prilika za rast.

Vrijednost nije u Excelu, već u logici koja je ugrađena u Excel.

2. KPI nije broj koji jednom mjesečno stavimo u prezentaciju

Danas se termin KPI koristi toliko često da ponekad izgubi smisao. Gotovo svaka brojka može završiti na nekom dashboardu. 

• Posjete webu.
• Followeri.
• Prihodi.
• Konverzije.
• Broj leadova.
• Prosječna vrijednost košarice.
• Trošak kampanje.

Ali činjenica da neku brojku pratimo ne znači automatski da njome upravljamo.

Pravi KPI mora biti vezan uz poslovni cilj.

• Mora imati kontekst.
• Mora imati očekivanu vrijednost.
• I, najvažnije, mora nam pomoći odgovoriti na pitanje: Što ćemo napraviti ako se ovaj broj počne kretati u pogrešnom smjeru?

Upravo je to svrha kvalitetnog KPI sustava – omogućiti da na vrijeme vidimo što funkcionira, što zahtijeva prilagodbu i gdje trebamo usmjeriti resurse.

3. Jedna metrika gotovo nikada nije dovoljna

Recimo da online trgovina ima odličan rast prihoda. Super. Ali što ako istodobno puno brže raste trošak oglašavanja? Što ako pada marža? Što ako raste broj narudžbi, ali pada prosječna vrijednost košarice? Što ako imamo rekordnu prodaju, ali toliko velik broj povrata proizvoda da stvarna profitabilnost pada?

Promatramo li samo jednu brojku, možemo biti jako zadovoljni poslovanjem koje zapravo ide u pogrešnom smjeru. 

Zato KPI-jevi moraju činiti sustav: Jedan pokazatelj objašnjava drugi, a tek njihova kombinacija daje kvalitetnu sliku poslovanja.

4. Najbolja tablica na svijetu ne vrijedi puno ako ne razumijete zašto je napravljena

Ovdje dolazimo do možda najzanimljivijeg dijela moje priče. Možete nekome dati identičnu tablicu. Možete mu dati formule. Možete mu objasniti odakle dolaze podaci, ali ako osoba ne razumije poslovnu logiku iza nje, dobila je alat bez uputa za razmišljanje.

Isto vrijedi za današnje dashboarde:  Imamo Google Analytics,  CRM, ERP, Looker Studio, Power BI, Meta Ads, Google Ads, ….desetke izvještaja i stotine metrika. Nikada nismo imali više podataka, ali ključna konkurentska prednost i dalje nije količina podataka – prednost je znati koje podatke gledati i što napraviti nakon što ih vidimo.

5. Dobro postavljen KPI sustav pomaže kompaniji da manje ovisi o pojedincima

Postoji još jedna zanimljiva pouka iz činjenice da je moja tablica nastavila živjeti dugo nakon mog odlaska. To je zapravo znak da je određeno znanje bilo pretvoreno u proces. A to je dobro. Kompanija u kojoj svaka važna informacija postoji samo u glavi jednog zaposlenika ima ozbiljan poslovni rizik.

Što se dogodi kada ta osoba ode? Ako zajedno s njom nestanu metode rada, način izvještavanja i logika donošenja odluka, organizacija ponovno počinje učiti nešto što je već jednom naučila.

Zato dobra organizacija znanje pojedinaca postupno pretvara u: procese, metodologije, dokumentaciju, modele izvještavanja i KPI sustave. Tako organizacijsko znanje ostaje u tvrtki.

6. Ipak, Excel nije strategija

Ovo je zamka koju često vidim. Tvrtka kaže: „Mi imamo KPI-je.“ Otvori Excel. Sedam sheetova. Četrdeset kolona. Crveno, žuto, zeleno. Formule rade. Sve izgleda ozbiljno.

Ali pitam:

Koja tri pokazatelja trenutno najviše utječu na profitabilnost poslovanja?

Tišina. A upravo bi na to KPI sustav trebao odgovoriti. Cilj nije imati što više tablica, već je cilj imati što bolju informaciju za donošenje odluke.

Zato prilikom postavljanja KPI sustava uvijek treba krenuti obrnutim putem:

Poslovni cilj → strategija → taktike → aktivnosti → KPI.

Ne: Imamo podatke → napravimo dashboard → gledajmo što se događa.

Tablica koja je postala dio moje poslovne filozofije

Danas mi je cijela priča s „ukradenom“ tablicom prije svega zabavna, ali zapravo dosta dobro opisuje moj odnos prema podacima kroz cijelu karijeru. Nikada me nisu posebno impresionirali izvještaji koji samo pokazuju što se dogodilo. Zanima me ono sljedeće pitanje: Zašto se dogodilo i što ćemo sada napraviti?

Podatak sam po sebi nema neku veliku vrijednost. Vrijednost nastaje kada ga možemo pretvoriti u odluku, a dobra odluka u rezultat.

Možda je zato ona moja Excel tablica toliko dugo putovala hrvatskim poslovnim svijetom. I iskreno? Danas mi je ipak više drago nego krivo.